Introductie

Deze privacyverklaring, opgesteld voor sollicitanten, beschrijft hoe de Proctos Kliniek de persoonsgegevens verwerkt van kandidaten die benaderd worden of solliciteren voor een functie bij de Proctos Kliniek. Dit houdt verband met het wervingsproces van de Proctos Kliniek.

We hebben deze privacyverklaring zorgvuldig opgesteld om jullie in begrijpelijke taal te informeren over onze privacy-praktijken, gerelateerd aan ons verwervingsproces. De privacyverklaring geeft aan welke persoonsgegevens wij van jullie verwerken, waarom wij deze verwerken en hoe wij deze gebruiken tijdens ons wervingsproces. We raden jullie aan om de privacyverklaring volledig door te lezen.

Wanneer is deze Privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten of potentiële kandidaten door de Proctos Kliniek. Het verwerken van persoonsgegevens is een breed begrip en omvat (onder andere) het verzamelen, vastleggen, opslaan, wijzigen, raadplegen, gebruiken en verwijderen van persoonsgegevens.

Wat zijn persoonsgegevens?

Het is belangrijk om te weten dat ‘persoonsgegevens’ (ook wel ‘gegevens’, ‘persoonsinformatie’ of ‘jullie gegevens’ genoemd) alle informatie omvatten die verband houdt met een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘betrokkene’).

Een identificeerbare natuurlijke persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator – of aan de hand van een of meer factoren die specifiek zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van jullie?

Tijdens het wervingsproces vragen wij jullie om informatie te verstrekken waarmee wij jullie geschiktheid voor een bepaalde functie kunnen beoordelen.

Om dit te beoordelen kunnen persoonsgegevens van jullie worden verwerkt, zoals:

• Overheidsdocumenten en gegevens vereist onder immigratiewetgeving, zoals paspoortnummer en vervaldatum, nationaliteit, burgerservicenummer/nationale verzekeringsnummer of equivalent identificatienummer en werkvergunning;
• Wervingsgegevens, zoals curriculum vitae, sollicitatieformulier, opleidingskwalificaties, professionele kwalificaties, achtergrond- en opleidingscontroles en een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG);
• Identificatoren, zoals contactgegevens (d.w.z. naam, alias, telefoonnummer, postadres, e-mailadres);
• Informatie die door jullie wordt verstrekt tijdens face-to-face en video-interviews, via e-mails, telefoongesprekken en andere communicatiemiddelen;
• Resultaten van testen en analyses die jullie op ons verzoek hebben uitgevoerd;
• Internet- of andere elektronische netwerkactiviteit informatie, zoals IP-adressen en informatie verkregen uit cookies en vergelijkbare volgtechnologieën gebruikt op onze websites en sollicitatieformulieren, van jullie gebruik van onze websites en sollicitatieformulieren.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens en gevoelige persoonsgegevens

Wij kunnen ook persoonsgegevens verwerken die onder de bijzondere categorieën of als gevoelige persoonsgegevens worden beschouwd. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer jullie een foto aanleveren waaruit etnische afkomst, fysieke gezondheid of religieuze overtuigingen kunnen worden afgeleid.

Tijdens het wervingsproces kunnen de benodigde persoonsgegevens verschillen, afhankelijk van de functie waarop jullie solliciteren Wij verzamelen of verwerken geen gevoelige persoonsgegevens of kenmerken van gevoelige persoonsgegevens met het doel om conclusies over jullie te trekken of eigenschappen af te leiden.

Hoe verkrijgen wij jullie persoonsgegevens?

Wij verzamelen persoonsgegevens rechtstreeks van jullie wanneer jullie solliciteren naar een functie bij ons of wanneer wij contact met jullie opnemen met een mogelijk functieaanbod. Daarnaast kunnen wij jullie persoonsgegevens onafhankelijk verzamelen via verschillende carrière oriëntatieplatforms en websites. Ook verzamelen wij jullie persoonsgegevens van derden, zoals professionele wervingsbureaus, de door jullie opgegeven referenties, voormalige werkgevers en aanbieders van pre-employment- en achtergrondcontroles, voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving.

Voor welke doeleinden verwerken wij jullie persoonsgegevens?

Wij verwerken jullie persoonsgegevens voor een of meer van de volgende doeleinden:

• Het identificeren en beoordelen van jullie kwalificaties voor beschikbare functies;
• Het verifiëren van de door jullie verstrekte gegevens en uitvoeren van referentiecontroles, pre-employment-screening en achtergrondcontroles (indien van toepassing);
• Jullie informeren over de voortgang van jullie sollicitatie of andere vacatures bij de Proctos Kliniek die wij passend achten voor jullie;
• Recruitmentmarketing, zoals het creëren van talentpools voor toekomstige vacatures en e-mailcommunicatie over vacatures;
• Het voorbereiden van een functieaanbod en arbeidsovereenkomst, indien van toepassing, en het uitvoeren van onboarding-activiteiten in geval van een succesvolle sollicitatie;
• Het beoordelen van jullie geschiktheid om te werken en het bieden van voorzieningen op de werkplek voor eventuele aanpassingen;
• Het beheren van jullie sollicitantenaccount zodat jullie de voortgang van jullie sollicitatie kunnen volgen;
• Het efficiënt beheren en opereren van administratieve, IT-  en communicatiesystemen, risicobeheer en verzekeringsfuncties, begrotingsbeheer, financieel beheer en strategische planning;

• Het voldoen aan de wet, inclusief het onderzoeken van mogelijke gevallen van niet-naleving van wettelijke of contractuele verplichtingen of de openbaarmaking van persoonsgegevens aan overheidsinstellingen of toezichthoudende autoriteiten, evenals het uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Wat is de juridische grondslag voor het verwerken van jullie persoonsgegevens?

De juridische grondslagen (of gerechtvaardigde redenen) voor het verwerken van jullie persoonsgegevens zijn:

• Gerechtvaardigd belang voor wervings- en beheerdoeleinden;
• Het aangaan en beheren van een contract of arbeidsrelatie;
• Voldoen aan onze wettelijke verplichtingen;
• Het beschermen van jullie vitale belangen of die van een andere natuurlijke persoon, bijvoorbeeld in geval van een medische noodsituatie;
• Jullie specifieke en geïnformeerde toestemming.

Wie heeft toegang tot jullie persoonsgegevens?

Toegang tot jullie persoonsgegevens binnen de Proctos Kliniek

Onze medewerkers hebben alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is binnen de reikwijdte van hun functies en verantwoordelijkheden als werknemers van de Proctos Kliniek.

Toegang tot jullie persoonsgegevens door derden

Jullie persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derden, zoals leveranciers, dienstverleners of andere partners die betrokken zijn bij het wervingsproces. Wij zorgen ervoor dat deze derden verplicht zijn om een passend niveau van gegevensbescherming te garanderen en alleen persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met toepasselijke wetgeving en contractuele verplichtingen.

Hoe lang bewaren wij jullie persoonsgegevens?

Jullie gegevens worden bewaard zolang dit nodig is om de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld te realiseren. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn zullen jullie persoonsgegevens veilig worden verwijderd, vernietigd of geanonimiseerd. Als jullie een functieaanbod van ons accepteren, zullen relevante persoonsgegevens die tijdens de pre-employmentperiode zijn verzameld, onderdeel worden van jullie personeelsdossier en vallen onder onze privacyverklaring voor werknemers.

Hoe worden jullie persoonsgegevens beveiligd?

Wij nemen passende maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van jullie persoonsgegevens te beschermen. De implementatie van technische, fysieke en organisatorische maatregelen beschermt jullie persoonsgegevens tegen de volgende risico’s:

• Onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging;
• Onopzettelijk verlies, schade of wijziging;
• Ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang;
• Andere vormen van onrechtmatige verwerking (inclusief maar niet beperkt tot oneigenlijk gebruik).

Wij hebben procedures opgesteld om eventuele (mogelijke) datalekken te behandelen. Wanneer wij wettelijk verplicht zijn, zullen wij jullie en de relevante toezichthoudende autoriteiten op de hoogte stellen van een datalek.

Welke rechten hebben jullie?

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving hebben jullie rechten met betrekking tot jullie persoonsgegevens, zoals:

• Het recht op toegang tot de persoonsgegevens die wij over jullie hebben;
• Het recht om te weten hoe wij jullie persoonsgegevens verwerken.
• Het recht om jullie persoonsgegevens te corrigeren.
• Het recht om jullie persoonsgegevens te laten verwijderen (‘recht op vergeten te worden’).
• Het recht om de verwerking van jullie persoonsgegevens door ons te beperken.
• Het recht om bezwaar te maken tegen geautomatiseerde beslissingen.
• Het recht om jullie toestemming op elk moment in te trekken zonder nadelige gevolgen.
• Het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingsactiviteiten.
• Het recht om een overdracht van jullie persoonsgegevens te verzoeken (‘recht op gegevensoverdraagbaarheid’).
• Het recht om jullie persoonsgegevens door een familielid te laten kopiëren, corrigeren of verwijderen in geval van overlijden (indien van toepassing).

Klachten

Ondanks de zorgvuldige aanpak van de Proctos Kliniek, kan het voorkomen dat jullie een klacht hebben over de manier waarop wij omgaan met jullie persoonsgegevens en/of rechten. Jullie kunnen een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website http://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Wij stellen het op prijs als jullie ons eerst via onze klachtenfunctionaris (mwr.spooren@proctoskliniek.nl) op de hoogte brengen van jullie klacht, maar dit is niet verplicht.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen om te voldoen aan wettelijke, technische of zakelijke ontwikkelingen. Wanneer wij wijzigingen aanbrengen, zullen wij jullie informeren via de gebruikelijke communicatiekanalen en/of door de bijgewerkte verklaring beschikbaar te stellen. We raden aan om deze Privacyverklaring regelmatig te controleren om op de hoogte te blijven van onze verwerking van persoonsgegevens.